库存准不准,对ERP很重要
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2019-07-10 10:13    文章来源:ERP之家
文章摘要:你的库存准了吗?有些人可能会毫不客气地说我的库存是准的,也有人会说应该会准吧,还有人会肯定地摇头。

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作者:ERP之家

原标题:《库存不准确,ERP再好也没有用!

导读:你的库存准了吗?有些人可能会毫不客气地说我的库存是准的,也有人会说应该会准吧,还有人会肯定地摇头。

  我忽然发现,其实很多企业的管理人员尤其是 IT 信息部门的人员都对企业上了 ERP 系统,库存却总是还不准有些郁闷。

  其实不必郁闷,很多企业的库存数据都还不准,尽管有些人要打肿脸来充胖子。手工模式下的库存数据最缺乏科学的依据,很多时候仅仅依赖盘点来验证,更谈不上什么库存成本分析,库存周转率分析,安全库存量分析,供应链管理优化。这些上了 ERP 系统通常都能解决。可是,上了 ERP 系统,库存数据准确了吗?如果库存数据还是不准确,那么分析这些数据和指标又有什么意义呢?这里,我也想澄清一点,所谓库存数据准确的概念是,帐实相符,帐帐一致。什么叫帐实相符呢?就是 ERP 系统的库存帐和实物盘点的帐一致。什么叫帐帐一致呢?就是总帐科目帐与库存明细帐一致,财务帐和库存台帐一致。现在再回头想想吧,库存准据准确了没有?再进一步说,库存准确了,那对上述的库存指标进行分析了没有?达到要求了没有?评估过 ERP 系统在库存上产生了多少效益吗?

  很多很多的问题,估计问题到最后,说自已库存数据准确的会越来越少。其实,库存数据要准确真不是一件容易的事,绝对不是月末实物盘点数据大致相符就好了。我来说给你听,影响库存数据的因素到底有哪些?

  计量单位的不一致造成帐务与实物的差异。在很多企业甚至很多行业都存在这个问题。比如铜条的比重,采购铜条通常得按公斤,ERP 系统里的 BOM 的用量当然也按标准的公斤来限额使用。影响帐务与实物的差异最主要还是铜条的比重,学过物理的人都知道,铜的密度,热涨冷缩等外界环境都会造成计量偏差。要控制好不是一件简单的事,更何况每次采购的铜条比重是绝对不可能一致的。再进一步说,要是生产企业不想进行切割,需要按长度单位来计量,问题就更多了。另外,还有化学品等等一类的物料都存在这个问题。

  损耗造成车间库存。车间库存在许许多多的企业里非常常见,有人说我公司车间里没有库存,只能说明你的行业不一样。生产部总是会藏一些库存起来的,用生产部的人的话说,以防备用,不然那天要补料是多么麻烦的事。可是一旦有车间库存,恐怕仓库的保管员就麻烦了,那个记的帐就要打结了。很多企业的技术部都没有办法控制好损耗,损耗多了不行,生产部多出材料来了,损耗少了不行,生产部整天围着你补料,可不是一件让人愉快的事。

  挪单现象。这种现象可能在很多企业少一些,但也是很常见。有些企业的生产部有些订单超额了,为了省去麻烦或掩盖什么,只好去挪单,就是把这个订单的物料挪到另一个订单上生产,长此以往,只怕连挪单的人都不记得到底怎么弥补那个越来越大的窟笼。要是再加上企业的管理人员更换频繁一点,一定是一个扯不清楚的帐了。

  记帐的差异。这个问题在企业里也是挺严重的。通常大范围应用 ERP 系统的企业总是使用的人多,一旦某个流程经过的人多了,一定会有人缺少责任心。比如,要领料的单子给你压着,要不生产完工了不给你及时入库,要不就是领完料了单据一揉塞什么地方了。形形色色的问题造成记帐的差异,帐实怎么可能相符呢?

  帐与帐之间的差异。这个问题恐怕有些可笑,很多企业的 IT 部人员可能不是很懂专业的财务,甚至根本没有注意到这个问题。结果月底对帐下来,忽然发现库存的台帐或流水帐与科目都不符了...... 等等。

  库存数据的准确性真不是一件容易的事。上述的事情在我现在的企业里就有。个别问题都病入膏荒了。库存数据不准确,再好的 ERP 系统也没用,什么 SAP,什么优秀管理软件都是胡扯。库存数据紧靠的就是成本,成本后面紧靠的就是利润。呵呵,连利润都错了,这个 ERP 系统有用吗?所以下次见到我的时候,千万别说这个 ERP 系统功能是多么地好,我的 ERP 技术是多么地强,代码一夜能写几千行。


附录:
如何正确认识 ERP 和库存之间的关系?

  无论是国外的还是国内的 ERP 厂商,也无论是真的 ERP 还假的 ERP,他们都在向制造业宣传一个共同的东西:上 ERP 吧,上了 ERP 可以给您降低库存 25% 左右;某某企业上了某某 ERP 之后,库存由原来的多少多少降低了多少……于是乎,国内的企业家们都被忽悠的蠢蠢欲动,有条件的要上 ERP,没有条件的创造条件要上 ERP!ERP 几乎成了医治企业库存问题的灵丹药!

  事实情况真的是这样吗?

  本人先后经历了从 MRP 到 MRP-II 再到 ERP 的发展历程(国内),实施应用过的相关软件很多,经历的行业包括重工业,空调行业,EMS 电子制造业等。我的总体感觉是:ERP(MRP/MRP-II,以下统称 ERP)是个很好的管理工具,它确实能够帮助你提高管理水平,包括帮助你降低库存水平,但它的前提是:

  ·你选择了正确的 ERP 软件;

  ·你做了正确的实施,并有良好的业务支持流程;

  ·你有合适的人在正确地应用。

  三者缺一不可。有人对此做了一个比较形象的比喻:实施了 ERP 就好比是你买了一部车;车子运行的好坏,一要看你司机的驾驶水平,还要靠有好的路面。

  关于选择正确的 ERP 软件,我这里有个案例。我南方的一个客户,电子制造业,上了一套国内某著名 ERP 厂商的「ERP」,前后花了 20 多万,用了一年多以后发现该 ERP 无法满足要求,特别是该公司的香港马会开奖现场种类增加以后,需要管理的物料种类越来越多,该软件无法实现物料计划与库存控制的需要。接着他们又开始重新选择 ERP 软件,又买了一套东南亚某 ERP 厂商的软件,实施了大半年,公司的业务又有新的变化——香港马会开奖现场设计改变(EC)越来越多,进出口业务也越来越多,包括国内转厂 (Plant Transfer) 业务也随之而来,同一种物料既有国内采购的也有国外进口的,转厂的也有,保税非保税的情况也越来越复杂,这个时候他们又发现,第二套 ERP 也不灵了!随之而来的问题是,公司产值越来越大,库存也越来越大!有多少产值就有多少库存,库存与产值竟然是如影随形!结果是有了客户的订单也不敢接了!接的订单越多,库存积压的越多,资金压力越大,及时交货率越差,得罪的客户越多!不敢接单了!库存几乎是到了崩盘的地步!

  我相信这种企业很多:在还没有明确公司业务的真正需求的前提下,盲目选型,盲目上马 ERP 项目,最终的结果是上也上不去,下也下不来!那种痛苦的状态是可以想象的。如何正确的选择适合自己企业目前情况与未来发展方向的 ERP 软件成为企业将来成败的关键因素。解决这个问题的关键是冷静的需求分析以及同行业的比较参考,外加第三方专业顾问的参与。尤其是对于那些缺乏 ERP 实施与应用经验方面的人才的企业,万万不可以只听信 ERP 厂商的广告与推销;还有一条是大家现在都比较认同的观点:ERP 的选型负责人一定不要让企业里搞 IT 的人负责!比较合适的负责人应该是对企业各个业务领域比较熟悉的物料经理 (Materials manager),外加财务与 IT 等相关部门的帮助。这里大家要明白一个根本性的东西:ERP 的核心是 MRP,所谓的物料需求计划 (Materials Requirement Planning);没有 MRP 的 ERP 从严格意义上讲是不能称之为 ERP 的,这也是很多 ERP 实施比较成功的企业为什么选择物料经理负责选型与实施的一个原因。

  企业选择了正确的 ERP,接着就是正确地实施了。

  在 ERP 实施过程中涉及到如下几个比较关键的问题:

  ·物料编码的问题:很多企业一开始并没有真正地重视这个问题,特别是在公司的香港马会开奖现场种类还不是很多,物料种类比较少的情况下,几个人一讨论,规则就定了下来,最终的结果是面对越来越多的物料,编码无法继续下去,原先的规则不得不推倒重来,一物多码,或一码多物的情况越来越多,最后谁也分不清哪个是哪个了,有效的库存管理根本无法实现,整个 ERP 里面垃圾满天飞!我在广州有一家这样的客户,「ERP」用了三年多了,企业的发展很快,原先的编码已经无法继续编下去了,新的物料只好采用新的编码规则,结果是物料编码参差不齐,五花八门,再加上人员流动,现在是谁也搞不清楚应该怎么办了,直接影响就是重复采购越来越多,该买的不买,不该买的都买了,整个库存系统一塌糊涂!

  ·第二个问题就是在人们的意识,特别是在企业的关键业务人员的意识还没有彻底转变时,就盲目开始实施 ERP,就很容易出问题。人们的抵触心理还没有在很大程度上消除,靠的是行政命令,强逼着大家上马,最终的结果就是很长时间过去了,项目没有根本性的进展,勉强搞完了,到了用的时候也是拿着大炮打蚊子。我曾经面试一家国内著名 IT 制造企业的业务员,据说他们的 ERP 上的很成功。我说你们的采购订单是如何产生的?他说很简单,我们用 EXCEL 表格算完了,然后手工录入到系统里面去,目的是库房收货有依据!至于不同物料的库存策略是怎么设置的,他说我在那里工作了好几年,我根本就不知道在 ERP 里面还要有什么库存策略!我说你们的库存在上了 ERP 之后有什么改善?他说我没感觉!我觉得还不如当初我们不上 ERP,那多方便啊!ERP 不但没有给我们带来什么好处,反而增加了我们的工作量!

  我没有去过那家企业,但报纸、媒体上报道说,那家企业已经「非常成功」地实施了某某 ERP,而且用的还是 SAP 或 Oracle 什么的,我记不得了。但根据相关资料,据说他们家的库存周转率比国外同类企业低了不少,根本不是一个档次。

  选择了正确的 ERP,如果做了正确的实施,企业的库存是否就可以降低了呢?回答还是否定的!

  我们正在做咨询的一个客户,是家外资企业,ERP 用了很多年了,库存问题却越来越突出。客观原因是客户越来越难伺候,订单与预测整天修改,但实际上经过对他们的业务流程审核,我们发现,根本原因是他们对 ERP 应用不当!应用不当的例子比比皆是:他们的库存数据准确性只有不到 70%;很多应该日常维护的数据根本就没有维护。再加上人员流动问题,新来的员工培训不足,对现有 ERP 系统的理解与操作,一个人一个样,有的采购员根本就不去更新主数据,采购提前期早就改变了,结果系统里面数据还是公司刚成立时候的设置,如 PCB 的正常采购周期现在是 8 周,供应商也确认了,系统里面还是 12 周的时间;发出去的订单,供应商在规定的时间里已经确认了时间与交货数量,采购员也不及时在系统里面维护,等到客户要求确认交货的时候,物料计划员还得打电话与采购员们一一确认;遇到紧急情况,物料已经发出到车间了,系统里面还没有记录,写个借条就把物料领走了,时间一长,库房的人也就忘了这回事了,直到盘点的时候才发现帐物不符,带来的直接后果是 MRP 一运行,跑出来的结果没有人敢相信!真可谓是「垃圾进,垃圾出」的最好体现!表现在库存管理上就是,该来的,不该来的可能都来了,也可能都没来!库存越来越高,无计划的物料短缺也越来越严重!生产也是经常在大家都不知道的时候就突然停线!

  所以,我认为,无数的事例都可以证明,企业对 ERP 项目如果选型不当或者盲目上马,最终的结果一定时非常糟糕的,降低库存,提高管理水平根本无法谈起;选型正确了,有了良好的实施,也不等于就万事大吉了。ERP 应用问题是一个不断提高的过程,改善提高永远没有止境。


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